Wie moet een gebruikelijk loon ontvangen?

De gebruikelijkloonregeling geldt voor iedereen:

• die een zogenaamd aanmerkelijk belang heeft in een vennootschap, én
• die ook werkzaamheden verricht voor die vennootschap. 

Grofweg heeft iemand een aanmerkelijk belang als diegene:

• minimaal 5% van de aandelen bezit, en/of
• het recht heeft om 5% van de aandelen te verwerven, en/of
• winstbewijzen heeft die betrekking hebben op ten minste 5% van de jaarwinst of ten minste 5% van wat bij liquidatie wordt uitgekeerd.

Een dga heeft op grond van voorgaande regels een aanmerkelijk belang en zal daarom een gebruikelijk loon van de eigen bv moeten ontvangen.

Tip! De regels om te bepalen of iemand een aanmerkelijk belang heeft, kunnen complex zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld ook een aanmerkelijk belang hebben in een vennootschap waarin u niet direct de aandelen bezit, maar wel indirect via een andere vennootschap. U kunt dus een aanmerkelijk belang hebben in meerdere vennootschappen. Overleg met een van onze adviseurs of in uw situatie sprake is van een aanmerkelijk belang, in welke vennootschappen en hoe de regels in uw geval uitwerken.

Let op! Deze advieswijzer concentreert zich met name op een aanmerkelijk belang in een bv. Een aanmerkelijk belang kan echter ook in andere lichamen worden gehouden. Denk bijvoorbeeld aan een lidmaatschapsrecht in een coöperatie of een aandeel in een andere (Nederlandse of buitenlandse) vennootschap waarvan het kapitaal geheel of ten dele in aandelen is verdeeld. Ook in die situaties kan de gebruikelijkloonregeling van toepassing zijn.

Ook gebruikelijk loon voor partner en (klein)kinderen en (groot)ouders

Heeft u een aanmerkelijk belang in een bv? Dan moet uw partner ook een gebruikelijk loon ontvangen als uw partner werkzaamheden voor uw bv verricht. Ook als uw partner zelf geen aandelen of rechten om aandelen te verwerven of winstbewijzen heeft in uw bv.

Hebben uw (klein)kinderen en/of (groot)ouders en/of hun partners aandelen of winstbewijzen in uw bv? Dan moeten ook zij een gebruikelijk loon ontvangen als zij werkzaamheden voor uw bv verrichten. 

Hoogte gebruikelijk loon

Heeft u een aanmerkelijk belang in een bv en verricht u ook werkzaamheden voor deze bv, dan moet uw loon in 2024 vastgesteld worden op het hoogste bedrag van een van de volgende bedragen:

• het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, of
• het loon van de meestverdienende werknemer in uw bv of verbonden bv’s, of
• € 56.000.

Heeft uw bv een belang van minimaal 1/3 in een andere bv of heeft een andere bv een belang van minimaal 1/3 in uw bv of heeft een derde partij een belang van minimaal 1/3 in uw bv én in een andere bv? Dan is die andere bv een verbonden bv.

Het bedrag van € 56.000 in 2024, bedroeg in 2023 nog € 51.000 en is dus flink verhoogd. Ook in de jaren daarvoor vonden al verhogingen plaats van € 46.000 in 2020, naar € 47.000 in 2021 en € 48.000 in 2022.

In 2022 mocht u nog een vergelijking maken met 75% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking. De marge van 25% is vanaf 2023 echter verdwenen. Dit kon in 2023 voor een behoorlijke verhoging van uw gebruikelijk loon zorgen.

Let op! Moeten uw partner, (klein)kinderen, (groot)ouders en hun partners ook een gebruikelijk loon ontvangen? Dan wordt hun loon volgens dezelfde regels vastgesteld.

Voorbeeld berekening hoogte gebruikelijk loon

Het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking bedraagt in 2024 € 62.000. Het loon van de meest verdienende werknemer bedraagt in 2024 € 47.000. Het gebruikelijk loon bedraagt in 2024 € 62.000 (het hoogste bedrag van € 62.000, € 47.000 en € 56.000).

Lager loon uit vergelijkbaarste dienstbetrekking

Kunt u aannemelijk maken dat het berekende gebruikelijk loon hoger is dan het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking? Dan mag u het gebruikelijk loon vaststellen op het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking. De discussie met de Belastingdienst hierbij zal met name gaan over de vraag of het door u gestelde loon inderdaad het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking is.

Voorbeeld
In 2024 bedraagt het loon uit de meeste vergelijkbare dienstbetrekking € 57.000 en het loon van de meest verdienende werknemer € 60.000. Het gebruikelijk loon zou dan in eerste instantie vastgesteld worden op € 60.000 (het hoogste bedrag van € 57.000, € 60.000 en € 56.000). Als u echter aannemelijk kunt maken dat dit hoger is dan het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, zal het gebruikelijk loon vastgesteld worden op € 57.000.

Lager loon in andere situaties

In sommige situaties kunt u uitgaan van een lager loon dan het berekende gebruikelijk loon. Zo kunnen startende ondernemingen maximaal drie jaar van een lager loon uitgaan als de bv het gebruikelijk loon niet kan betalen door het opstarten van de onderneming. Ook als uw onderneming structureel zoveel verlies lijdt dat de continuïteit van uw onderneming in gevaar komt, kunt u van een lager loon uitgaan.

Tip! Bent u een startende onderneming of lijdt u zoveel verlies dat de continuïteit van uw onderneming in gevaar komt, neem dan contact met ons op voor de voorwaarden waaronder een lager loon mogelijk is.

Werken in deeltijd

Werkt u in deeltijd en kunt u dat ook aannemelijk maken? Dan mag u het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking of het loon van de meest verdienende werknemer berekenen op basis van uw deeltijdpercentage. Dit geldt niet voor het normbedrag van € 56.000.

Voorbeeld
U werkt in deeltijd voor uw bv (50%). Het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking voor een voltijdsbetrekking bedraagt € 62.000. Het loon van de meestverdienende werknemer bedraagt € 58.000. Voor de beoordeling van het gebruikelijk loon mag u dan uitgaan van een loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking van € 31.000 (50% van € 62.000) en het loon van de meestverdienende werknemer van € 29.000 (50% van € 58.000). Uw gebruikelijk loon voor 2024 komt dan uit op het normbedrag € 56.000, omdat dit het hoogste bedrag is. Alleen als u aannemelijk kunt maken dat het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager is, kunt u het gebruikelijk loon op dit lagere bedrag (€ 31.000) vaststellen.

Tip! Bedraagt uw gebruikelijk loon niet meer dan € 5.000? Dan hoeft u geen rekening te houden met de gebruikelijkloonregeling en kunt u er ook voor kiezen geen loon te betalen aan uzelf. Betaalt u wel loon aan uzelf, dan moet u ook een loonadministratie voeren en loonheffing afdragen. Ook als dit loon minder dan € 5.000 bedraagt.

Welk loon telt mee?

Heeft u uw gebruikelijk loon bepaald, dan kan uw reguliere loon soms lager worden vastgesteld. Naast uw reguliere loon in geld tellen namelijk ook andere looncomponenten mee voor de beoordeling of uw loon gebruikelijk is. Denk hierbij aan:

• de bijtelling van uw auto van de zaak,
• ander loon in natura,
• vergoedingen en verstrekkingen in de werkkostenregeling, mits deze individueel aan u toe te wijzen zijn.

Voorbeeld
Stel dat uw gebruikelijk loon volgens de berekening uitkomt op € 62.000. Als u een bijtelling voor uw auto van de zaak heeft van € 10.000 per jaar en onder de werkkostenregeling een vergoeding van € 2.400 per jaar aanwijst in de vrije ruimte, hoeft uw reguliere loon maar € 49.600 te bedragen in plaats van € 62.000.

Vragen?

In deze advieswijzer hebben wij de belangrijkste regels met betrekking tot het gebruikelijk loon voor u op een rij gezet. Neem voor uw eigen, specifieke situatie contact met ons op.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze Advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.

Wet flexibel werken

Bij hybride werken is allereerst de Wet flexibel werken (Wfw) van belang. De Wfw geeft werknemers niet alleen het recht de werkgever te verzoeken de arbeidsduur aan te passen, ook kunnen ze een verzoek doen tot aanpassing van de arbeidsplaats en van de werktijden. In deze wet staan de volgende definitiebepalingen:

• arbeidsduur: het aantal overeengekomen uren waaruit een werkweek of een anderszins overeengekomen werkperiode van de werknemer bestaat;
• arbeidsplaats: iedere overeengekomen plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt of pleegt te worden gebruikt door de werknemer;
• werktijd: de overeengekomen tijdstippen op een werkdag of een anderszins overeengekomen tijdvak waarop of waarbinnen de werknemer werkzaam is.

Aanpassen van duur, tijd en plaats

Wat betreft het aanpassen van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd gelden de volgende voorwaarden:

• de werknemer moet behoudens onvoorziene omstandigheden minimaal 26 weken in dienst zijn;
• de aanvraag moet de werknemer ten minste twee maanden voor de beoogde ingangsdatum schriftelijk bij de werkgever indienen;
• uit dit verzoek moet onder meer de omvang van de aanpassing blijken, de ingangsdatum en de beoogde spreiding van het aantal uren over de week;
• het verzoek hoeft niet gemotiveerd te worden.

Als werkgever dient u vervolgens in overleg te treden met uw werknemer over diens wens tot aanpassing. Uiterlijk één maand voor de beoogde ingangsdatum moet u schriftelijk op het verzoek reageren.

De werknemer kan, behoudens onvoorziene omstandigheden, een jaar nadat u als werkgever een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd heeft ingewilligd of afgewezen, opnieuw een verzoek indienen.

Aanpassing arbeidsplaats

Voor de afwijzing van een verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats, ligt de lat echter minder hoog. Er is alleen een ‘right to ask’ voor uw werknemer en ‘a duty to consider’ voor u als werkgever in de wet opgenomen. Bij een afwijzing van het verzoek moet u wel in overleg treden met de werknemer. Tevens zult u de afwijzing van het verzoek schriftelijk moeten motiveren.
U kunt uw beslissing tot aanpassing herzien bij nieuw opgekomen belangen ten aanzien van de arbeidsplaats. Voorafgaand aan de herziening moet u wel met de werknemer het gesprek hierover aangaan. De uiteindelijke herziening van de oorspronkelijke beslissing moet u gemotiveerd en schriftelijk aan de werknemer meedelen.

Let op! Deze bepalingen ten aanzien van de arbeidsplaats, arbeidsduur en werktijd gelden niet voor werkgevers die minder dan tien werknemers in dienst hebben. Ook kan in een cao worden afgeweken van de wet. Heeft de cao hierover niets geregeld of is er geen cao van toepassing, dan kan de werkgever met schriftelijke overeenstemming van de ondernemingsraad (or) (of personeelsvertegenwoordiging) afwijken van de wet voor een periode van maximaal 5 jaar.

Let op! De Wfw is niet van toepassing op werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt.

Aanpassing arbeidsduur en/werktijd

Een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur en/of de werktijd mag u alleen afwijzen op grond van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Het betreft dus een geclausuleerd verlofrecht. De lat hierbij ligt hoog voor u als werkgever. 

Wet werken waar je wilt

Begin 2021 is het initiatiefwetsvoorstel ‘Wet werken waar je wilt’ ingediend dat de rechten op thuiswerk wilde verstevigen. Dit wetsvoorstel is echter gesneuveld in de Eerste Kamer. 

Arbeidsomstandigheden

U heeft als werkgever op grond van het Burgerlijk Wetboek een algemene zorgplicht voor de arbeidsomstandigheden van uw werknemers. Ook in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en het Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit) is deze zorgplicht terug te vinden.

Wat niet?

In het kader van de Arbowetgeving valt thuiswerken onder het begrip ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. Deze kwalificatie zorgt ervoor dat voor thuiswerken een verlicht arboregime van toepassing is. Dit betekent concreet dat bepaalde arboverplichtingen niet van toepassing zijn. Zo heeft u geen verplichtingen ten aanzien van zaken als toiletten, nooduitgangen, ventilatie en temperatuur.

Wat wel?

Volgens het Arbobesluit moet de inrichting van de werkruimte aan de volgende eisen voldoen:

• De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking.
• In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

Hiervoor kunt u voorzieningen of hulpmiddelen voor de inrichting van de thuiswerkplek ter beschikking stellen. Denk hierbij aan zaken als een laptophouder, een muis en/of een los toetsenbord. Dergelijke kosten, die betrekking hebben op het voldoen aan de arboverplichtingen, zijn voor rekening van u als werkgever. De door uw werknemer zelf gemaakte kosten kunnen – mits hierover vooraf afspraken zijn gemaakt met u – bij u worden gedeclareerd. U moet een werkplek en kunstverlichting ter beschikking stellen, tenzij de werknemer daar zelf al over beschikt.

In het arbeidsomstandighedenbeleid dat u op grond van de Arbowet moet voeren, moet u aandacht besteden aan thuiswerken. Dit neemt u op in uw risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) en eventueel in het daaraan gekoppelde plan van aanpak.

Thuiswerken in uw arbobeleid

In een speciale thuiswerkregeling als onderdeel van het arbeidsomstandighedenbeleid kunt u onder meer aangeven voor welke functies binnen de organisatie de mogelijkheid bestaat over te gaan tot thuiswerken en welke eisen er worden gesteld aan de inrichting van de thuiswerkplek. Het faciliteren van thuiswerken kan dan nader geregeld worden in een door werkgever en werknemer te ondertekenen thuiswerkovereenkomst. Hierin worden zaken geregeld als het aantal dagen waarop de werknemer thuiswerkt, de bereikbaarheid van de werknemer en de terbeschikkingstelling van de benodigde apparatuur.

Instemming or

Aangezien een thuiswerkregeling of een thuiswerkbeleid onderdeel vormt van het arbeidsomstandighedenbeleid, heeft de OR  hierover een instemmingsrecht.

Arbeidstijden

Zowel de Arbeidstijdenwet (Atw) als de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) bepalen dat u als werkgever moet bijhouden hoeveel uren werknemers werken. U moet het volgende registreren:

• de starttijd;
• de eindtijd;
• de tussenliggende pauzes en
• de identiteit van de werknemer.

U mag zelf weten op welke wijze u aan deze registratieplicht voldoet. De wijze van registreren is dus vormvrij.

Genoemde verplichting geldt niet voor werknemers die meer dan drie keer het wettelijk minimumloon verdienen. De registratieverplichting geldt ook voor werknemers die thuiswerken. U kunt via een speciaal softwareprogramma de werknemer vragen zijn werktijd te registreren. De verantwoordelijkheid wordt hierdoor bij uw werknemer gelegd. Het voordeel is dat er betrekkelijk weinig inbreuk wordt gemaakt op de privacy van de werknemer. U kunt ook gebruikmaken van proactieve software die zelf bijhoudt wanneer de werknemer werkt. Van belang is dat de software bijhoudt wanneer er sprake is van werktijd en wanneer er sprake is van privétijd. Het risico bestaat dat er te veel inbreuk wordt gemaakt op het recht op privacy van de werknemer. Wordt de registratieverplichting niet nageleefd, dan kan aan u als werkgever een bestuurlijke boete worden opgelegd.

Let op! Er geldt een bewaarplicht van minimaal een jaar van de gegevens.

Let op! Aangezien hier sprake is van een werktijdregeling, geldt dat de OR een instemmingsrecht heeft.

Handhaving

De Nederlandse Arbeidsinspectie toetst op de naleving van de zorgplicht van de werkgever en kan handhavend optreden.

Wat is er fiscaal geregeld?

Thuiswerkvergoeding

Werknemers die thuiswerken, maken veelal extra kosten. Denk aan kosten voor water en elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Met een thuiswerkvergoeding kunt u dergelijke extra uitgaven van thuiswerkers compenseren. Het geven van een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht, maar kan onderdeel uitmaken van een cao.

U mag werknemers die thuiswerken in 2024 een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 2,35 (2023: € 2,15 per dag). Dit geldt ook als werknemers maar een deel van de dag thuiswerken. Kiest u ervoor meer dan € 2,35 per dag te vergoeden, dan is het meerdere belastbaar. De onbelaste vergoeding is vrijgesteld en komt ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Let op! De vrijgestelde vergoeding van € 2,35 per dag is gedeeltelijk slechts beperkt aftrekbaar. Een deel van de vergoeding wordt namelijk aangemerkt als een vergoeding voor gemengde kosten, zoals koffie. Voor ondernemers in de inkomstenbelasting is dit deel van de vergoeding in beginsel voor 80% aftrekbaar, voor ondernemers in de vennootschapsbelasting in beginsel voor 73,5%.

Het is mogelijk met uw werknemer een vaste vergoeding overeen te komen op basis van het aantal verwachte thuiswerkdagen per week. Dit is administratief minder bewerkelijk. U moet kiezen welke van de twee vergoedingen wordt toegepast:

1. óf de thuiswerkkostenvergoeding,
2. óf de reiskostenvergoeding van € 0,23 km.

Een combinatie van een vaste vergoeding voor thuiswerken en reiskosten woon-werkverkeer is mogelijk op basis van de 214-werkdagenregeling, die pro rata moet worden toegepast als er structureel (gedeeltelijk) wordt thuisgewerkt. Deze vergoeding moet schriftelijk worden vastgelegd.

Voorbeeld
Een werknemer met een vijfdaagse werkweek werkt 3 dagen op kantoor en 2 dagen thuis. De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 25 km. De gecombineerde vergoeding wordt dan als volgt berekend:

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding: (3/5 x 214 x 50 kilometer x € 0,23)/12 = € 123,05 per maand
Onbelaste thuiswerkvergoeding: (2/5 x 214 x € 2,35 ) /12 = € 16,76 per maand

Vergoeding inrichting thuiswerkplek

U kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel, een computer of een telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.

Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR, de volgende gerichte vrijstellingen:

• arbovoorzieningen op grond van de wet;
• gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of uw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.

Als voldaan is aan de volgende voorwaarden, is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing:

• de werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte;
• de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen;
• de arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet en
• de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan eerdergenoemde eisen van het Arbobesluit.

Let op! Sinds 2022 zijn stoelmassages buiten de werkplek en cursussen ‘Stoppen met roken’ niet meer gericht vrijgesteld. Dit betekent dat deze niet meer als zodanig onbelast vergoed mogen worden. Onderbrengen in de vrije ruimte is nog wel mogelijk.

Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in eventueel beschikbare vrije ruimte worden ondergebracht. 

De werknemer kan kiezen voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening. In die situatie betaalt hij voor de meerprijs een eigen bijdrage uit het nettoloon. De gerichte vrijstelling voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt, blijft van toepassing. 

Noodzakelijkheidscriterium

ICT-middelen, mobiele communicatiemiddelen e.d. op de thuiswerkplek zijn gericht vrijgesteld indien:

• de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium);
• de voorziening geen onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling;
• de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u als werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking; 
• de noodzakelijke voorziening volledig door u als werkgever wordt betaald en de kosten dus niet worden doorberekend aan de werknemer; de kosten van een eventueel duurdere uitvoering mag u wel doorberekenen.

Binnen een cafetariaregeling betaalt een werknemer door inlevering van bruto loon zelf mee aan vergoedingen of voorzieningen. Om die reden is de vrijstelling  voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet van toepassing. Bij de keuze van uw werknemer voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening kan de meerprijs wel in de cafetariaregeling worden meegenomen en dus worden uitgeruild met het brutoloon. Dit heeft alleen zin wanneer deze meerprijs aanwijst als eindheffingsloon .  Daarbij moet u wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is niet van toepassing op de meerprijs.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze Advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de Advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.

In deze advieswijzer:

• Wat valt onder de definitie bestelauto?
• Aanschaf: welke regelingen zijn er?
• Bijtelling: wat zijn de voorwaarden?
• Belasting voor Personenauto’s en Motorrijwielen (bpm)
• Motorrijtuigenbelasting (mrb)

Wat valt onder de definitie bestelauto?

Niet elke auto die gebruikt wordt voor vervoer van goederen wordt fiscaal als een bestelauto aangemerkt. Er zijn verschillende soorten bestelauto’s, zoals met open laadbak, een verhoogd dak of dubbele cabine. Voor iedere soort bestelauto gelden andere inrichtingseisen. Zo mogen in het ene geval wel zijruiten aanwezig zijn, maar in het andere weer niet.

Let op! Bestelauto’s mogen soms voorzien zijn van één zijruit rechts in de laadruimte. Het komt echter regelmatig voor dat bestelauto’s van fabriekswege voorzien zijn van meerdere zijruiten. Om fiscaal dan toch als bestelauto te kunnen worden aangemerkt, moeten deze zijruiten worden verwijderd en vervangen door niet uit glas bestaande panelen uit één stuk van ondoorzichtig en vormvast materiaal. Deze moeten zoveel mogelijk rondom en op onverbrekelijke wijze rechtstreeks met de carrosserie zijn verbonden. De Belastingdienst heeft bekendgemaakt dat ook aan deze blinderingseis kan worden voldaan als de zijruit aan de buitenkant van de laadruimte niet verwijderd wordt. In dat geval moet er wel ondoorzichtig en vormvast materiaal aan de binnenkant van de carrosserie zijn bevestigd. Op deze manier kunnen onnodige kosten worden voorkomen, terwijl het resultaat qua blindering hetzelfde blijft.

Tip! Voor een gedetailleerd overzicht van alle inrichtingseisen per soort bestelauto, check deze site van de Belastingdienst.

Let op! Voldoet uw bestelauto niet aan deze eisen, dan zijn ook de fiscale faciliteiten voor een bestelauto niet van toepassing.

Aanschaf: welke regelingen zijn er?

Bij de aanschaf van een nieuwe (elektrische) bestelauto en voor het oplaadstation van de elektrische of waterstofvariant kunt u mogelijk gebruikmaken van diverse (fiscale) regelingen. Dit zijn de KIA, MIA en de SEBA.

KIA

Voor een bestelauto die tot het ondernemingsvermogen behoort, heeft u bij aanschaf recht op de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Het bedrag van de KIA kunt u in mindering op de winst brengen. De KIA is zowel op nieuwe als op gebruikte bestelauto’s van toepassing. De omvang van de KIA is afhankelijk van uw totale bedrag aan investeringen in een jaar en bedraagt maximaal 28% van het investeringsbedrag. Investeert u € 2.800 of minder of meer dan € 387.580 (2024), dan heeft u geen recht op de KIA.

MIA

Voor een nieuwe elektrische bestelauto heeft u in 2024 bovendien recht op 27% milieu-investeringsaftrek (MIA). Het bedrag van de MIA kunt u in mindering brengen op de winst. Het bedrijfsmiddel komt echter voor ten hoogste het investeringsbedrag minus € 20.000 in aanmerking voor de MIA. Voor een elektrische bestelauto van bijvoorbeeld € 50.000 krijgt u dus MIA over € 30.000. Voor een bestelauto op waterstof heeft u ook recht op 45% MIA. U hoeft hierbij geen rekening te houden met een drempel, maar krijgt u de MIA over een investeringsbedrag van maximaal € 125.000.

SEBA

Voor een nieuwe elektrische bestelauto kunt u in 2024 voor het laatst nog gebruikmaken van de Subsidieregeling Emissieloze Bedrijfsauto’s (SEBA). Het budget voor de subsidie voor 2024 is nog niet bekend. Ook kunt u de subsidie nog niet aanvragen. Naar verwachting is dit vanaf eind maart 2024 weer mogelijk. De regeling geldt alleen voor bedrijfsauto’s in de voertuigcategorie N1 (met maximumgewicht van 3.500 kg) of N2 (met een maximumgewicht van 4.250 kg) die zijn gemaakt voor het vervoer van goederen. De subsidie bedraagt 10% van de netto catalogusprijs bij de voertuigcategorie N1. Dat is de prijs exclusief btw, inclusief bpm en opties die zijn aangebracht voor afgifte van het kenteken. Bij voertuigcategorie N2 ontvangt u 10% van de verkoopprijs zonder btw.

Als kleine onderneming of non-profitinstelling is het subsidiepercentage 12. Voor grote ondernemingen bedraagt het subsidiepercentage slechts 7. De subsidie bedraagt maximaal € 5.000 voor iedere bedrijfsauto. De netto catalogusprijs bij voertuigcategorie N1 of de verkoopprijs zonder btw bij voertuigcategorie N2 moet € 20.000 of hoger zijn. Verder geldt alleen voor elektrische bedrijfsauto’s N1 met een typegoedkeuring voor lichte voertuigen een actieradius van minimaal 100 km. U vraagt de subsidie aan via de Rijksdienst Voor Ondernemend Nederland (RVO). Hiervoor is eHerkenning vereist niveau 2+.

Let op! Op het moment dat u de aanvraag voor deze subsidie indient, mag de bestelauto nog niet op uw naam staan. Sterker nog, de koop- of leaseovereenkomst mag nog niet definitief zijn op het moment dat de aanvraag wordt ingediend. Dien de aanvraag dus in zolang het koopproces zich nog in de offertefase bevindt.

Bijtelling: wat zijn de regels?

Wanneer geen bijtelling?

Als een bestelauto ter beschikking wordt gesteld, krijgt men in beginsel met de bijtelling te maken. Voor ondernemers in de inkomstenbelasting vindt die bijtelling plaats via de aangifte inkomstenbelasting. Voor werknemers, waaronder dga’s, vindt dit plaats via de loonadministratie en aangifte loonheffing. Voor bestelauto’s is de bijtelling in onderstaande situaties echter niet van toepassing:

– Privégebruik maximaal 500 km
De bijtelling blijft achterwege als bewezen kan worden dat met de bestelauto in het jaar niet meer dan 500 km privé is gereden. Een rittenregistratie is niet verplicht, maar omdat bewezen moet worden dat de bestelauto niet meer dan 500 km privé is gebruikt, is hieraan vrijwel niet te ontkomen.

Voor werknemers is het mogelijk hiervoor een ‘verklaring geen privégebruik’ aan te vragen. Als u als werkgever deze verklaring heeft en er geen indicaties zijn dat de werknemer zich er niet aan houdt, hoeft u in de loonadministratie geen rekening te houden met de bijtelling. Eventuele controles vinden plaats bij de werknemer. Ook een eventuele correctie wordt bij de werknemer neergelegd.

Voor ondernemers in de inkomstenbelasting is het niet mogelijk een dergelijke verklaring aan te vragen.

– Uitsluitend geschikt voor goederenvervoer
Voor de bestelauto die bijna uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer, is de standaardbijtelling ook niet van toepassing. Hiervan is onder andere sprake als de bestelauto te smerig is om privé te worden gebruikt, zoals de klusjesauto van een garage waarbij de bekleding besmeurd is met olie. Ook de bestelauto die beschikt over slechts één zitplaats en waarbij de eventuele bevestigingspunten voor de overige zitplaatsen zijn verwijderd of dichtgelast, wordt geacht bijna uitsluitend geschikt te zijn voor goederenvervoer. Bezit de bestelauto wel een tweede zitplaats, dan is deze toch bijna uitsluitend geschikt voor goederenvervoer als de bijrijder nodig is voor het laden en lossen van de bestelauto.

Onder omstandigheden kunnen ook andere bestelauto’s als bijna uitsluitend geschikt voor goederenvervoer worden aangemerkt. Zo is door de rechter in het verleden een bestelauto als zodanig aangemerkt die in de laadruimte was voorzien van stellages voor het vervoer van planten. Overleg bij twijfel met uw inspecteur. Als bestelauto’s die bijna uitsluitend geschikt zijn voor goederenvervoer privé worden gebruikt, moet het privévoordeel tot het loon worden gerekend. U kunt hiervoor uitgaan van de kilometerkostprijs vermenigvuldigd met het aantal privékilometers.

– Uitsluitend zakelijk gebruik
Als een bestelauto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt, blijft de bijtelling achterwege. Er moet dan een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ worden aangevraagd bij de Belastingdienst. U hoeft geen rittenregistratie bij te houden. De Belastingdienst controleert fysiek of u de bestelauto inderdaad in het geheel niet privé gebruikt. Vermoedt de Belastingdienst tijdens een controle dat u de bestelauto toch privé gebruikt, dan kan men u vragen waar u de bestelauto op dat moment zakelijk voor gebruikte. Kunt u niet aannemelijk maken dat u de bestelauto zakelijk gebruikte, dan kan men u een naheffing of navordering met boete opleggen.

Let op! Bij gebruik van een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ mag u de bestelauto helemaal niet privé gebruiken. Dus ook niet om bijvoorbeeld op de terugweg van uw werk naar huis uw kind bij de kinderopvang op te halen. De grens van 500 km is hierbij dus niet van toepassing.

Deze verklaring kan zowel door werknemers als door de ondernemer in de inkomstenbelasting worden aangevraagd.

Ook in onderstaande situaties is de bijtelling voor een bestelauto niet van toepassing. Deze situaties zijn in principe niet van toepassing op de ondernemer in de inkomstenbelasting en de dga.

– Privégebruik verboden
Is privégebruik van de bestelauto verboden, dan blijft de bijtelling achterwege op voorwaarde dat u als werkgever controleert dat de bestelauto daadwerkelijk niet privé wordt gebruikt. Gebeurt dit toch, dan moet er – naast het alsnog betalen van de bijtelling – een aanzienlijke sanctie voor de werknemer volgen. De afspraak dat de bestelauto niet privé mag worden gebruikt en de sancties wanneer dit toch gebeurt, moeten schriftelijk worden vastgelegd. Voor de dga geldt de optie alleen als er sprake is van een reëel verbod. Hiervan is bijvoorbeeld geen sprake als de dga zelf de controle uitoefent. 

– Privégebruik onmogelijk
Als privégebruik van de bestelauto onmogelijk is, blijft de bijtelling eveneens achterwege. Dit is bijvoorbeeld het geval als de sleutels van de auto’s avonds moeten worden ingeleverd of als de bestelauto’s ’s avonds op een afgesloten terrein worden gestald. 

– Doorlopend afwisselend gebruik
Als een bestelauto doorlopend afwisselend door verschillende personeelsleden wordt gebruikt, is de bijtelling niet van toepassing als hierdoor het privégebruik moeilijk kan worden vastgesteld. Dit is niet het geval als een bestelauto bijvoorbeeld door twee werknemers om de week privé wordt gebruikt. Het privégebruik is dan immers niet moeilijk vast te stellen. Bij doorlopend afwisselend gebruik moet de werkgever in plaats van de bijtelling per bestelauto een bedrag van € 300 aan belasting betalen via de eindheffing. Het doorlopend afwisselende gebruik moet dan wel door de aard van het werk worden opgeroepen.

Let op! De rechter heeft beslist dat de eindheffing van €300 niet wegneemt dat de bijtelling voor de ondernemer zelf nog geldt als de bestelauto ook aan hem ter beschikking staat. Dit geldt dus voor de ondernemer in de inkomstenbelasting.

Toch bijtelling?

Is een van hiervoor genoemde voorwaarden niet van toepassing op uw situatie? Dan valt uw bestelauto onder de bijtellingsregeling.

De IB-ondernemer

Heeft u als ondernemer een bestelauto tot uw beschikking die tot uw ondernemingsvermogen behoort, dan valt deze bestelauto onder de bijtellingsregeling.

De bijtelling is het bedrag dat vanwege het privégebruik niet aftrekbaar is van de winst. Dit bedrag kan niet negatief worden, oftewel: de bijtelling kan nooit meer zijn dan de werkelijke autokosten (inclusief afschrijving).

Werknemers en de dga

Bij werknemers en dga’s aan wie een bestelauto ter beschikking is gesteld, wordt de bijtelling als loon aangemerkt. De werkgever is verplicht hierover loonheffing in te houden. 

Hoeveel bijtelling?

De bijtelling bedraagt een percentage van de cataloguswaarde dat afhankelijk is van het jaar waarin de auto voor het eerst op kenteken is gesteld. Dit percentage blijft 60 maanden van kracht. Daarna wordt het percentage bepaald op basis van de dan geldende wetgeving. De bijtelling bedraagt 22% voor auto’s die in 2024 voor het eerst op kenteken zijn gezet en voor bestelauto’s die niet volledig elektrisch zijn of op waterstof rijden. Voor volledig elektrische bestelauto’s bedraagt de bijtelling in 2024 16% van de cataloguswaarde tot maximaal € 30.000 en 22% over het meerdere van de cataloguswaarde. Voor bestelauto’s op waterstof geldt de bijtelling van 16% in 2024 over de gehele cataloguswaarde.

Voorbeeld
Aan werknemer A is een niet-elektrische bestelauto met een cataloguswaarde van € 50.000 ter beschikking gesteld die in 2024 voor het eerst op kenteken is gezet. Aan werknemer B is een elektrische bestelauto met een cataloguswaarde van € 50.000 ter beschikking gesteld die ook in 2024 voor het eerst op kenteken is gezet.

Bijtelling werknemer A: € 50.000 x 22% = € 11.000
Bijtelling werknemer B: € 30.000 x 16% + € 20.000 x 22% = € 4.800 + € 4.400 = € 9.200.

Vereenvoudigde rittenregistratie

Als de werknemer door de aard van de werkzaamheden (vaak) veel ritten op een dag heeft met de bestelauto van de zaak, kan het bijhouden van een rittenregistratie een grote administratieve last zijn voor werkgever en werknemer. In dit geval mag de werknemer om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met een combinatie van een vereenvoudigde rittenregistratie en de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever. De werkgever moet dan wel schriftelijk met de werknemer hebben afgesproken dat de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt, dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en dat de werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie bewaart. U kunt voor een vereenvoudigde rittenregistratie desgewenst gebruikmaken van bijgevoegde voorbeeldafspraak.

Belasting voor Personenauto’s en Motorrijwielen (bpm)

Bij aanschaf van een nieuwe auto, bestelauto of motorfiets betaalt u bpm. U betaalt ook bpm als u een dergelijk voertuig importeert. De bpm wordt berekend op basis van de CO2-uitstoot en de netto catalogusprijs. Voor voertuigen zonder CO2-uitstoot betaalt u geen bpm. Als ondernemer kunt u onder voorwaarden in aanmerking komen voor een vrijstelling van bpm bij aanschaf van een bestelauto. De belangrijkste voorwaarde voor de vrijstelling is dat u de bestelauto voor meer dan 10% gebruikt in het kader van uw onderneming. U moet dit desgevraagd aannemelijk kunnen maken. Een rittenregistratie is daarvoor niet vereist.

Let op! De vrijstelling van bpm op (niet volledig emissieloze) bestelauto’s voor ondernemers wordt per 2025 afgeschaft. Het tarief van de bpm gaat vanaf 2025 € 66,91 (prijspeil 2022) per gram CO2-uitstoot bedragen. Bestelauto’s zonder CO2-uitstoot betalen dus ook vanaf 2025 nog steeds geen bpm.

Tip! Was u van plan op korte termijn een bestelauto aan te schaffen die CO2 uitstoot, doe dit dan bij voorkeur nog vóór 2025.

Motorrijtuigenbelasting (mrb)

Als u in Nederland met een voertuig gebruikmaakt van de openbare weg, bent u in beginsel motorrijtuigenbelasting verschuldigd. Hoeveel mrb u voor een bestelauto moet betalen, hangt af van het gewicht, de brandstof en hoe milieuvervuilend het motorrijtuig is. Voor ondernemers geldt onder voorwaarden een lager mrb-tarief. De belangrijkste voorwaarde is dat u de bestelauto meer dan 10% in het kader van uw onderneming gebruikt. U moet dit desgevraagd aannemelijk kunnen maken. Een rittenregistratie is daarvoor niet vereist.

Daarnaast geldt voor elektrische auto’s en voor plug-in hybride auto’s een korting op de mrb. Elektrische auto’s betalen tot 2025 geen mrb, in 2025 is er een korting van 25% op het normale tarief en vanaf 2026 geldt voor elektrische auto’s het normale tarief. Voor plug-in hybride auto’s geldt tot 2025 een korting van 50% op het normale tarief, in 2025 daalt de korting naar 25% en vanaf 2026 geldt ook voor plug-in hybride auto’s het normale mrb-tarief.

Let op! Omdat de verkopen van elektrische auto’s dalen, kan een en ander nog gewijzigd worden.

Wat scheelt dat nu?

Stel dat u in een bestelauto rijdt met dieselmotor, met een gewicht van 1.300 kilo. Bent u particulier, dan betaalt u € 308 mrb per kwartaal. Bent u ondernemer, dan betaalt u slechts € 106 per kwartaal.

Vragen?

Heeft u vragen over deze advieswijzer? Neem dan contact op met een van onze adviseurs.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze Advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de Advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.

Zwangerschaps- en bevallingsverlof

Zwangerschapsverlof gaat zes tot vier weken voor de dag na de vermoedelijke bevallingsdatum in. Dit wordt de flexibiliseringsperiode genoemd. De werknemer moet dit verlof uiterlijk drie weken voordat het verlof ingaat, aanvragen bij de werkgever met een verklaring van een arts of verloskundige waarin de vermoedelijke bevallingsdatum staat. Het bevallingsverlof duurt vanaf de dag na de bevalling ten minste tien weken, te vermeerderen met het aantal dagen dat de baby te vroeg geboren is. In totaal bedraagt het zwangerschapsverlof, met aansluitend het bevallingsverlof, minimaal zestien weken.

Meerlingenverlof

Werknemers die in verwachting zijn van een meerling hebben recht op vier weken extra zwangerschapsverlof. Ze mogen dat laten ingaan tussen de tien en acht weken voor de dag na de vermoedelijke bevallingsdatum. Bij een meerlingzwangerschap is het bevallingsverlof verlengd met het aantal dagen dat het zwangerschapsverlof korter heeft geduurd dan tien weken. In totaal bedraagt het meerlingenverlof minimaal twintig weken.

Speciale vormen van zwangerschaps- en bevallingsverlof

• Extra bevallingsverlof bij ziekenhuisopname van het kindje: afhankelijk van de situatie kan het bevallingsverlof worden verlengd met maximaal tien weken bij langdurige opname van de baby in het ziekenhuis. Er wordt gerekend vanaf de achtste opnamedag tot en met de laatste dag van het bevallingsverlof tot een maximum van tien weken.
• Deeltijdbevallingsverlof: de periode van het bevallingsverlof vanaf zes weken na de bevallingsdatum kan in overleg met de werkgever gespreid worden opgenomen over een periode van maximaal dertig weken. De werknemer moet dit uiterlijk drie weken na de bevallingsdatum aanvragen bij de werkgever. De werkgever moet binnen twee weken met het verzoek instemmen. Hij mag de aanvraag alleen weigeren als het bedrijf ernstig in de problemen komt.
• Overname overblijvend bevallingsverlof bij overlijden moeder: de partner van een moeder die na de geboorte tijdens het bevallingsverlof overlijdt, heeft recht op het resterende bevallingsverlof met behoud van salaris. Het pasgeboren kind is op die manier verzekerd van zorg door een ouder. Het gaat dan om de periode tot tien weken na de bevalling. De partner krijgt dit verlof ook als de moeder zelfstandige was. Of als de moeder geen recht had op bevallingsverlof, bijvoorbeeld omdat ze niet werkte. De partner meldt het overlijden van de moeder en de opname van het verlof uiterlijk op de tweede dag volgend op haar overlijden bij zijn of haar werkgever. De partner moet vervolgens binnen vier weken na het overlijden van de moeder een afschrift van de akte van geboorte van het kind en van de akte van overlijden van de moeder aan de werkgever doen toekomen. De werkgever van de partner kan de loondoorbetaling bij het UWV claimen. Het gaat hier om volledige loondoorbetaling, er wordt door het UWV geen maximum gehanteerd.

Geboorteverlof

Het geboorteverlof voor partners (ook wel partnerverlof genoemd) is eenmaal het aantal werkuren per week (dus maximaal vijf dagen). Dit verlof wordt volledig betaald door de werkgever. De werknemer kan deze dagen aanvragen en opnemen in de eerste vier weken na de bevalling. Bij de geboorte van een meerling heeft de werknemer geen recht op extra geboorteverlof. 

Aanvullend geboorteverlof

Naast het geboorteverlof voor de partner is er ook de mogelijkheid om vijf (extra) weken aanvullend geboorteverlof op te nemen. Een partner kan dan maximaal zes weken verlof opnemen. De eerste week kan direct na de bevalling worden opgenomen of in de eerste vier weken na de bevalling. De maximaal vijf extra weken aanvullend geboorteverlof moeten worden opgenomen in het eerste halfjaar na de bevalling en nadat het geboorteverlof is opgenomen. Voorwaarde voor dit aanvullend geboorteverlof is wel dat de werknemer eerst het geboorteverlof van eenmaal de wekelijkse arbeidsduur per week opneemt. Het is ook mogelijk om minder dan vijf weken aanvullend geboorteverlof op te nemen.

Werknemers moeten het aanvullend geboorteverlof vier weken voor de gewenste ingangsdatum aanvragen bij de werkgever. Lukt het op tijd aanvragen door omstandigheden niet, dan moet de werknemer het zo snel mogelijk melden bij de werkgever. Het aanvragen van aanvullend geboorteverlof moet in hele weken, de opname ervan mag gespreid worden over een langere periode, maar binnen 6 maanden. Dat moet in overleg met de werkgever.

Gedurende het aanvullend geboorteverlof heeft de werknemer recht op een uitkering van het UWV van 70% van het maximumdagloon. Deze uitkering wordt via de werkgever uitbetaald aan de werknemer. De werkgever kan besluiten deze uitkering aan te vullen, maar is hiertoe niet verplicht, tenzij de geldende cao iets anders bepaalt.

De aanvraag bij het UWV en de uitbetaling van het aanvullend geboorteverlof verlopen via de werkgever. Dit sluit aan bij de al bestaande systematiek voor het aanvragen van uitkeringen voor zwangerschaps- en bevallingsverlof en voor adoptie- en pleegzorgverlof.

De werkgever moet – indien de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd – aan de werknemer, op diens verzoek, een verklaring uitreiken waaruit blijkt op hoeveel geboorteverlof de werknemer nog recht heeft. Dit restant kan hij dan bij een eventuele nieuwe werkgever opnemen.

Bij ziekte kan alleen verlof worden opgenomen indien de werknemer weer gedeeltelijk werkt. Indien een werknemer ziek wordt tijdens het aanvullend geboorteverlof, dan stopt het verlof niet. Wel kan het verlof eventueel in overeenstemming met de werkgever na de periode van ziekte worden opgenomen. Uiteraard moet dit dan wel binnen zes maanden na de geboorte gebeuren. De einddatum van de loondoorbetalingsperiode bij ziekte schuift door het opnemen van (aanvullend) geboorteverlof niet op.

Niet alleen werknemers die bij een werkgever in dienst zijn, maar ook dga’s, alfahulpen en particuliere huishoudelijke hulpen kunnen gebruikmaken van de regeling aanvullend geboorteverlof. Aanvraag daarvan kan via mijnuwv.nl.

Adoptie- en pleegzorgverlof

Een werknemer die een kind adopteert of een pleegkind in zijn of haar gezin opneemt, heeft recht op zes weken adoptieverlof of pleegzorgverlof. Het verlof geldt voor beide adoptie-/pleegzorgouders. Het verlof moet uiterlijk drie weken voordat het verlof ingaat, worden aangevraagd bij de werkgever. Tijdens het verlof bouwt de werknemer gewoon vakantiedagen op en bij ziekte loopt het verlof door.

Het recht op adoptie- of pleegzorgverlof kan in een periode van 26 weken worden opgenomen, vanaf vier weken vóór de eerste dag van de feitelijke adoptie/opname in het pleegoudergezin tot 22 weken erna.

Werknemers kunnen het verlof gespreid of later opnemen. Als een werknemer meer dan één kind tegelijkertijd adopteert, kan slechts één keer het adoptieverlof aangevraagd worden. Gedurende het verlof heeft de werknemer recht op een adoptie- of pleegzorguitkering op grond van de Wet arbeid en zorg en deze bedraagt 100% van het maximumdagloon. De uitkering wordt betaald door het UWV, via de werkgever.

Ouderschapsverlof

Ouderschapsverlof is verlof dat een werknemer kan opnemen voor de zorg van een eigen kind jonger dan 8 jaar. Het is een vorm van verlof dat bij de werkgever aangevraagd wordt en het geldt voor beide ouders. Ook de verzorger van die kinderen kan, mits hij/zij op hetzelfde adres woont als die kinderen, een verzoek om opname van ouderschapsverlof indienen. Voorwaarde hierbij is wel dat hij/zij duurzaam de verzorging en opvoeding van het kind op zich heeft genomen. Bij ouders is het overigens niet vereist dat ze op hetzelfde adres wonen. De duur van het ouderschapsverlof is maximaal 26 keer het aantal uren dat de werknemer per week werkt.

Betaald ouderschapsverlof

Beide ouders (inclusief adoptie- en pleegouders) hebben in het eerste jaar recht op negen weken betaald ouderschapsverlof. De verlofuitkering bedraagt 70% van het maximale dagloon. De werknemer moet minimaal twee maanden voor de gewenste ingangsdatum aan zijn werkgever melden dat hij van deze regeling gebruik wil maken.

Let op! Dga’s, alfahulpen en particuliere huishoudelijke hulpen komen ook in aanmerking voor deze regeling. Zij kunnen de uitkering zelf aanvragen via mijnUWV.nl.

De werkgever kan na afloop van de negen weken (maar uiterlijk binnen 15 maanden na de dag van geboorte of adoptie) het UWV vragen om een vergoeding. Worden deze weken niet opgemaakt in het eerste jaar, dan kunnen ze worden toegevoegd aan de overige 17 weken ouderschapsverlof, maar ze gelden dan niet meer als betaald ouderschapsverlof. Dit onbetaalde ouderschapsverlof kan worden opgenomen totdat het kind 8 jaar wordt.

Let op! De overige 17 weken ouderschapsverlof zijn nog steeds onbetaald, tenzij werkgever en werknemer daar andere afspraken over maken.

Overige afspraken ouderschapsverlof

De werkgever mag de ouderschapsverlofuren niet aftrekken van de vakantie-uren van de werknemer. En een feestdag die samenvalt met ouderschapsverlof valt gewoon onder dat verlof.
Een werknemer heeft voor ieder kind recht op ouderschapsverlof.

Het weigeren van een verzoek om ouderschapsverlof door de werkgever wegens zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang is niet toegestaan, ook niet als de werknemer in het buitenland werkt. De werkgever kan de werknemer wel vragen het verlof anders in te roosteren. Het veranderde rooster geldt dan voor het hele ouderschapsverlof. De werkgever kan een voorstel doen tot vier weken voor de ingangsdatum van het ouderschapsverlof. De werkgever kan de werknemer vragen het verlof anders in te roosteren vanwege een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. Het veranderde rooster geldt dan voor het hele ouderschapsverlof. De werkgever kan een voorstel doen tot vier weken voor de ingangsdatum van het ouderschapsverlof.

Wanneer de werknemer van baan verandert voordat het verlof volledig is opgenomen, kan de werknemer bij de nieuwe werkgever aanspraak maken op het resterende deel van het verlof. De werkgever is verplicht op verzoek van de werknemer een verklaring uit te reiken, waaruit blijkt op hoeveel verlof de werknemer nog recht heeft.

In de Wet Arbeid en zorg was voorheen 40 uur de norm voor een volledige werkweek. Met het in werking treden van de Wet invoering minimumuurloon is een werkweek van 36 uur de norm.

Kort- en langdurend zorgverlof

Kortdurend zorgverlof is er om enkele dagen de noodzakelijke zorg te geven aan inwonende (adoptie- of pleeg)kinderen, aan de partner of aan ouders. De werkgever betaalt minstens 70% van het salaris door, maar niet minder dan het minimumloon en in beginsel niet meer dan 70% van het maximumdagloon. Tijdens het kortdurend zorgverlof bouwt de werknemer vakantiedagen op.

De werknemer kan maximaal twee keer het aantal uren dat hij per week werkt als kortdurend zorgverlof opnemen in een periode van twaalf maanden. De periode van twaalf maanden begint op het moment dat voor het eerst een beroep wordt gedaan op het kortdurend zorgverlof. Kortdurend zorgverlof dat in een jaar niet wordt opgenomen, kan niet worden doorgeschoven naar een volgend jaar.

De werknemer moet het verlof, bij voorkeur vóór opname ervan, melden bij de werkgever onder opgave van reden. Wanneer de werknemer door omstandigheden niet in de gelegenheid is om het verlof vooraf te melden, moet hij dit zo snel mogelijk nadien alsnog doen.

Langdurend zorgverlof is er voor langere tijd en geldt voor dezelfde doelgroep als het kortdurend zorgverlof. De werkgever hoeft het salaris tijdens het langdurend zorgverlof niet door te betalen, maar de werknemer bouwt tijdens het verlof wel vakantiedagen op.

Het verlof bedraagt in elke periode van twaalf achtereenvolgende maanden ten hoogste zesmaal de arbeidsduur per week. De periode van twaalf maanden gaat ook in dit geval in op de eerste dag waarop het verlof wordt genoten. Het verlof hoeft niet aaneengesloten te worden opgenomen en kan ook in deeltijd worden opgenomen.

Langdurend zorgverlof kan zowel worden opgenomen bij een levensbedreigende ziekte als voor de noodzakelijke verzorging bij ziekte of hulpbehoevendheid. Het hoeft niet zo te zijn dat de overlevingskansen van de patiënt op korte termijn gering of nihil zijn. Een werknemer kan dan ook meerdere malen een verzoek om langdurend zorgverlof voor dezelfde persoon doen. Ook kan het opgenomen worden voor een naast familielid in het buitenland. In de wet is niet bepaald dat die zorg in Nederland moet worden verleend.

Langdurend zorgverlof vraagt de werknemer schriftelijk aan bij de werkgever. Dat moet minstens twee weken voordat het verlof ingaat.

Let op! Werknemers kunnen ook kort- en langdurend zorgverlof opnemen voor de noodzakelijke zorg aan grootouders, kleinkinderen, broers en zussen, andere huisgenoten dan de kinderen of partner en mensen met wie de werknemer een sociale relatie heeft, waarbij de relatie zodanig moet zijn dat de te verlenen zorg rechtstreeks voortvloeit uit de relatie en deze redelijkerwijs door de werknemer moet worden verleend.

Wanneer het bedrijf daardoor in ernstige problemen komt, kan de werkgever na de melding voor kortdurend zorgverlof de verlofopname nog stoppen of niet in laten gaan. Op een later moment mag dat niet meer. Langdurend zorgverlof kan niet meer gestopt worden als het eenmaal begonnen is.

De werkgever mag (achteraf) om informatie vragen om te beoordelen of de werknemer recht heeft op verlof. Het langdurend zorgverlof kan niet worden gecompenseerd met vakantieaanspraken.

Wanneer in een cao of personeelsreglement andere afspraken staan over zorgverlof, gelden die afspraken.

Calamiteiten- en kort verzuimverlof

Calamiteiten- en kort verzuimverlof is er voor situaties in het privéleven die de werknemer onmiddellijk moet oplossen: voor een bevalling van de partner, voor dokters- en ziekenhuisbezoek dat niet buiten werktijd te plannen is en voor andere situaties waarin de werknemer korte tijd niet kan werken. Hieronder valt ook een door de overheid opgelegde verplichting die niet in de vrije tijd kan worden vervuld of de uitoefening van actief kiesrecht. De werkgever betaalt het salaris gewoon door. Het calamiteiten- en kort verzuimverlof duurt, afhankelijk van de tijd die nodig is om de eerste problemen op te lossen, een paar uur tot een paar dagen. Duurt het langer, dan kan de werknemer eventueel, afhankelijk van de reden van het verlof, verzoeken om opname van kortdurend zorgverlof. In feite is hier sprake van een verschuiving van het loondoorbetalingsrisico van de werknemer naar de werkgever voor situaties die in de risicosfeer van de werknemer vallen.

Tip! Wilt u meer informatie lezen over de verlofregelingen? Neem dan contact met ons op.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze Advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de Advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.

De regels op een rij

Uitgangspunt van de WKR is dat alles wat u aan uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. U vergoedt dan de kosten die uw werknemer voorschiet voor zaken die:

• tot het vermogen van uw bedrijf horen (uw werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor);
• specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (uw werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en u vergoedt deze kosten).

Ook verstrekkingen waarvoor uw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij aan een afgeschreven computer of een oud stuk gereedschap dat de werknemer voor privédoeleinden wil overnemen. Dit geldt ook voor producten uit uw eigen bedrijf, voor zover uw werknemer hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs (inclusief btw) betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.

Let op! De normale verkoopwaarde van het product inclusief btw is bepalend voor de berekening van te nemen bedrag. Zorg dan ook dat u het dossier op orde heeft en bijvoorbeeld aan de hand van offertes of advertenties kunt laten zien wat de normale verkoopwaarde is.

Let op! Voor het toepassen van de WKR is het nodig dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen. In de praktijk betekent dit dat ze zijn opgenomen in speciale grootboekrekeningen voor de WKR of dat u een overzicht bijhoudt wat uw werknemers gehad hebben en hoe u deze voordelen behandelt voor de WKR.

Vrije ruimte

Binnen de WKR mag u in 2023 een budget van 3% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% over het meerdere van het totale fiscale loon belastingvrij besteden aan onbenoemde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. 
Dit budget wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Voor zover u meer geeft dan in de vrije ruimte past, betaalt u wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die u als werkgever draagt en dus niet uw werknemers.

Let op! Per 2024 gaat de vrije ruimte over de eerste € 400.000 loonsom omlaag van 3 naar € 1,92%. Voor zover de loonsom hoger is, blijft 1,18% van toepassing. Ga dus na of u in 2024 vergoedingen en verstrekkingen in de WKR naar beneden moet bijstellen, om binnen het belastingvrije bedrag te blijven.

Tip! Over het bedrag dat aan de eindheffing van 80% is onderworpen, hoeft u geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen. Ook hoeft geen rekening te worden gehouden met Zvw.

Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen

Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten voor eigen vervoer (maximaal € 0,21 p/km in 2023 en € 0,23 p/km in 2024). Ook gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon en dergelijke zaken die noodzakelijk zijn voor het werk, vallen onder de gerichte vrijstellingen.

Let op! Er is alleen voldaan aan ‘noodzakelijk voor het werk’ wanneer de werknemer geen eigen bijdrage uit brutoloon betaalt, bijvoorbeeld met gebruikmaking van een cafetariaregeling. U mag de werknemer wel laten betalen als hij bijvoorbeeld een duurdere telefoon wil aanschaffen.

Tip! Geeft u de werknemer een voordeel in de vrije ruimte en betaalt de werknemer hier een eigen bijdrage voor? Dan hoeft u alleen het voordeel minus de eigen bijdrage als voordeel aan te merken. Let daarbij op: het voordeel kan niet negatief zijn. Is er sprake van een waarde lager dan nihil (de werknemer betaalt een bijdrage die hoger is dan de fiscale waarde), dan moet voor de WKR de waarde toch op nul gesteld worden.

Keuzemogelijkheid

In beginsel worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bij elk van uw werknemers als loon bij hem of haar belast. U houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en u betaalt zelf nog de premies werknemersverzekeringen. Alleen als u kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kunt u de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen en vindt, wanneer u de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij u plaats. U moet deze keuze wel maken voordat u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan uw werknemer en u kunt niet meer op uw keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.

Tip! De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar van uit dat u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling heeft aangewezen in de vrije ruimte als u deze niet regulier verloont bij uw werknemers. Deze aanname blijft na afloop van het kalenderjaar alleen in stand als de aanwijzing uitdrukkelijk blijkt uit uw administratie. Uitdrukkelijk aanwijzen is niet nodig voor zover het gaat om gericht vrijgestelde zaken, zoals een vergoeding voor een opleiding voor het huidige beroep of voor een realiseerbaar beroep in de toekomst.

Tip! De keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Als u uw werknemer in 2024 een km-vergoeding van € 0,29 geeft, kunt u onbelast maar € 0,23 p/km geven. U geeft dan dus € 0,06 p/km te veel. Hiervan kunt u bijvoorbeeld € 0,04 p/km aanwijzen in de vrije ruimte; de andere € 0,02 p/km wordt dan tot het werknemersloon gerekend.

Let op! Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Die kunt u dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Zo horen de auto van de zaak en de dienstwoning altijd tot het loon van de werknemer.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u onder kunt brengen in de WKR. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat uw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Overigens mag u voor gericht vrijgestelde zaken wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.

Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat uw werknemer deze belastingvrij van u krijgt en dat u de belasting via de eindheffing voor uw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van uw werknemers voor uw rekening te nemen.

Tip! Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk beschouwd. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst bedragen boven deze € 2.400 al snel ongebruikelijk vindt. Uit een uitspraak van de Hoge Raad van november 2021 blijkt dat de Belastingdienst haar standpunt aannemelijk kan maken met informatie over hoe andere belastingplichtigen omgaan met een soortgelijk loon.

Let op! De Belastingdienst vindt dat een vergoeding of verstrekking ‘redelijk’ moet zijn. De Belastingdienst acht het bijvoorbeeld niet redelijk dat de vergoeding van stagiaires in de vrije ruimte/eindheffing terechtkomt. Dit standpunt wordt niet bevestigd door wet- en regelgeving of rechtspraak. Als u echter gedoe wilt voorkomen, is het handig hier rekening mee te houden.

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen

Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding die aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.

Let op! De ‘werkplek’ is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de werkgever de arbowetgeving van toepassing is. De ruimte in de eigen woning van een (van de) werknemers waar wordt gewerkt is uitgezonderd. Dit wordt niet aangemerkt als werkplek, behalve voor de arbovoorzieningen. Een zelfstandig deel van de eigen woning met eigen ingang en sanitair kan onder voorwaarden wél weer gelden als werkplek.

Let op! Dit betekent dat vergoedingen en verstrekkingen voor een thuiswerkplek in de eigen woning van een werknemer zoals koffie en thee of werkkleding niet op nihil gewaardeerd mogen worden. U kunt wél gebruikmaken van de gerichte vrijstellingen voor gereedschap, computers en dergelijke en de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, zoals een goede stoel. Ook intermediaire kosten (zoals postzegels) mag u belastingvrij verstrekken. U moet dan wel de omvang van het zakelijke gebruik kunnen bewijzen! Bovendien kunt u gebruikmaken van een gerichte vrijstelling voor de thuiswerkplek van € 2,35 in 2024 per thuiswerkdag (€ 2,15 per 2023). Let er dan wel op dat deze niet op dezelfde dagen als reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer mag worden gegeven.

Is sprake van een werkplek in een zelfstandig deel van de eigen woning, dan gelden de normale regels voor werkplekvoorzieningen wél. Dat betekent dus ook dat voorzieningen die normaal zijn op een werkplek op nihil gewaardeerd mogen worden voor de WKR. Denk bijvoorbeeld aan de nihilwaardering voor kleine consumpties of aan de inrichting van de werkplek.

Let op! Voor hulpmiddelen die niet onder een van de andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt als extra eis dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.

Normbedragen

Er zijn verschillende normbedragen voor loon in natura. U kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals een werknemer die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont, omdat hij dan ook slaapdiensten kan draaien (normbedrag voor 2024 € 6,70 en voor 2023 € 6,10 per dag), maaltijden op de werkplek (normbedrag voor 2024 € 3,90 en voor 2023 € 3,55) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).

Concernregeling

De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij gedurende een geheel jaar voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).

Let op! In de aangifte WKR over 2023 kan de concernregeling voor een nadeel zorgen! De iets hogere (1,18%) vrije ruimte over de eerste € 400.0000 fiscale loonsom geldt dan namelijk maar één keer! Doen de verschillende werkgevers los aangifte, dan kan elk van hen dit verhoogde percentage toepassen. In 2024 zal dit effect, in verband met de lagere vrije ruimte over de eerste € 400.000, veel kleiner zijn.

Vaste kostenvergoeding

Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. U moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. U mag deze onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar, kunt u daarbij gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als u vooraf de vergoeding onderbouwt met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en u dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.

Jaarlijkse afrekening

Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor het jaar 2023 worden afgedragen bij de aangifte over het tweede tijdvak 2023, welke bij een maandaangifte uiterlijk eind maart 2024 moet worden ingediend en afgedragen. 

Let op! Als de inhoudingsplicht eindigt, mag niet gewacht worden met afrekenen tot de aangifte in maart van het volgende jaar, maar moet worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.

Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit uw administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van spullen gewaardeerd worden op de waarde in het economisch verkeer, de marktwaarde dus (inclusief btw). Dit kan de inkoopprijs zijn, wanneer u onder dezelfde voorwaarden heeft ingekocht als een particulier. Vaak zal uw administratie exclusief btw geboekt worden. Gaat u van de inkoopprijs uit? Vergeet dan niet de btw voor de waardering van de verstrekkingen of terbeschikkingstellingen nog bij te boeken.

Tip! Over het toevoegen van de btw kunt u in het kader van de WKR met de Belastingdienst de afspraak maken dat u een gemiddelde btw-druk over de verschillende posten in de vrije ruimte in aanmerking neemt.

Tot slot

De WKR is voor veel werkgevers in het mkb nog lastig werkbaar. Heeft u vragen over de toepassing van de diverse WKR-regels voor uw onderneming, neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.