Cafetariaregeling

Met een zogenaamde cafetariaregeling kunt u vastleggen dat werknemers brutoloon ruilen voor een vergoeding voor bepaalde in die regeling vastgelegde doelen. Als voor zo’n doel een gerichte vrijstelling voor de loonheffingen geldt, kan die ruil zonder belastingheffing plaatsvinden. Uw werknemer kan dan het gehele geruilde bedrag voor het doel inzetten.

Let op! Voor de meeste doelen zal echter geen gerichte vrijstelling bestaan. De ruil zal dan niet zonder meer belastingvrij kunnen. U moet dan dus eerst gewoon loonheffing inhouden op het geruilde bedrag voordat dit voor het doel gebruikt kan worden. In feite ruilt de werknemer dan zijn nettoloon. Daar schiet een werknemer dan dus niet veel mee op.

Gebruik vrije ruimte

Als u het uitgeruilde doel echter kunt aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, kan de uitruil wel belastingvrij plaatsvinden. In zo’n geval kan de werknemer dus wel het brutobedrag geheel inzetten voor het doel.

Kostenneutraal

Bij aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte is dit voor de werknemers weliswaar belastingvrij, maar kunt u als werkgever toch tegen belastingen aanlopen. Dit is het geval als het totaal van vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen dat u aanwijst in de vrije ruimte in een jaar hoger is dan het bedrag van uw vrije ruimte. In zo’n geval betaalt u 80% eindheffing over het meerdere.

Tip! De Belastingdienst heeft nu goedgekeurd dat u bij de uitruil van brutoloon in een cafetariaregeling hiermee rekening houdt. U kunt dus met uw werknemer afspreken dat u een lager bedrag uitruilt, zodat de uitruil ook voor u als werkgever kostenneutraal verloopt.

Voorbeeld
In een aan de Belastingdienst voorgelegde casus wilde een werknemer met een brutomaandloon van € 3.000 onder de cafetariaregeling € 600 uitgeven voor het leasen van zonnepanelen. De werkgever had uitgerekend dat de werknemer hiervoor € 740 brutoloon moest inleveren om dit kostenneutraal te laten verlopen voor de werkgever. Bij inleveren van € 740 brutoloon en ontvangst van een nettovergoeding van € 600 in ruil daarvoor, hield de werknemer netto € 171 meer over dan zonder de ruil.

De Belastingdienst had geen probleem met deze ruil waarin de werkgever in feite gecompenseerd werd om het een en ander voor de werkgever kostenneutraal te houden.

Gebruikelijk

In dit voorbeeld wees de werkgever per werknemer in totaal niet meer dan € 2.400 als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Om die reden ontstond er ook geen conflict met het zogenaamde gebruikelijkheidscriterium waaraan een aanwijzing in de vrije ruimte moet voldoen.

Let op! Wilt u ook een cafetariaregeling binnen uw onderneming waarbinnen uw werknemers op eigen initiatief brutoloon ruilen voor een nettovergoeding zonder dat dit voor u tot een kostenstijging leidt? Neem dan contact op met één van onze adviseurs. Samen kunnen we dan beoordelen welke mogelijkheden er zijn.

Medische vrijstelling?

De Belastingdienst is nagegaan of een gebitsbeschermer valt onder de categorie medische vrijstellingen en komt tot de conclusie dat dit niet het geval is. Het moet dan namelijk gaan om goederen en diensten die rechtstreeks verband houden met de gezondheidszorg, dan wel een therapeutisch doel hebben. 

Rechtstreeks therapeutisch gebruik?

Op grond van het bovenstaande uitgangspunt zijn alleen tandprotheses bedoeld voor rechtstreeks therapeutisch gebruik vrijgesteld voor de btw. De Belastingdienst komt tot de conclusie dat hiervan bij gebitsbeschermers geen sprake is. Die dienen namelijk alleen voor preventie. 

Preventie onvoldoende?

Preventie kan weliswaar onder omstandigheden als ‘therapeutisch gebruik’ worden aangemerkt, maar dan moet het gaan om het voorkomen, afwenden of tegengaan van een ziekte, letsel of gezondheidsprobleem, dan wel het opsporen van een ziekte. Omdat er bij een gebitsbeschermer geen concreet risico is dat de gezondheid wordt aangetast, is de Belastingdienst van mening dat de gebitsbeschermer niet is vrijgesteld voor de heffing van btw.

Medische vrijstelling?

De Belastingdienst is nagegaan of een gebitsbeschermer valt onder de categorie medische vrijstellingen en komt tot de conclusie dat dit niet het geval is. Het moet dan namelijk gaan om goederen en diensten die rechtstreeks verband houden met de gezondheidszorg, dan wel een therapeutisch doel hebben. 

Rechtstreeks therapeutisch gebruik?

Op grond van het bovenstaande uitgangspunt zijn alleen tandprotheses bedoeld voor rechtstreeks therapeutisch gebruik vrijgesteld voor de btw. De Belastingdienst komt tot de conclusie dat hiervan bij gebitsbeschermers geen sprake is. Die dienen namelijk alleen voor preventie. 

Preventie onvoldoende?

Preventie kan weliswaar onder omstandigheden als ‘therapeutisch gebruik’ worden aangemerkt, maar dan moet het gaan om het voorkomen, afwenden of tegengaan van een ziekte, letsel of gezondheidsprobleem, dan wel het opsporen van een ziekte. Omdat er bij een gebitsbeschermer geen concreet risico is dat de gezondheid wordt aangetast, is de Belastingdienst van mening dat de gebitsbeschermer niet is vrijgesteld voor de heffing van btw.

Wanneer teruggaaf btw?

Als uw debiteur uw factuur niet betaalt, kunt u de in rekening gebrachte btw terugvragen die u eerder afdroeg aan de Belastingdienst. Dat kunt u doen als definitief vast komt te staan dat uw debiteur de factuur niet betaalt. Op dat moment kunt u de eerder afgedragen btw via uw btw-aangifte terugvragen (bij vraag 1a of 1b).

Let op! Staat nog niet definitief vast dat uw debiteur de factuur niet betaalt, maar is één jaar verstreken nadat de betaaltermijn van de factuur is afgelopen?  Kom dan ook in actie! Dit is namelijk de uiterste termijn waarop u de eerder afgedragen btw kunt terugvragen via uw btw-aangifte. Doet u dat op dat moment niet, dan kan de Belastingdienst uw latere verzoek om btw-teruggaaf weigeren.

Voorbeeld
U stuurt op 4 april 2023 een factuur van € 12.100 inclusief 21% btw. De betaaltermijn is 30 dagen en de factuur is daarom vanaf 4 mei 2023 opeisbaar. In uw btw-aangifte 2e kwartaal 2023 droeg u ter zake van deze factuur € 2.100 btw af. Op 4 mei 2024 is de factuur nog niet betaald, maar staat ook nog niet definitief vast dat deze ook niet betaald gaat worden. Omdat één jaar verstreken is sinds het opeisbaar worden van de factuur, vraagt u in uw btw-aangifte 2e kwartaal 2024 echter wel al € 2.100 terug. Doet u niet per kwartaal maar per maand btw-aangifte, dan droeg u € 2.100 btw af in de btw-aangifte van april 2023 en vraagt u deze terug in de btw-aangifte van mei 2024.

Let op! Controleer dus altijd bij het indienen van uw btw-aangifte of u nog openstaande debiteuren heeft waarvan de betaaltermijn meer dan een jaar verstreken is. Op die manier voorkomt u dat u te laat de btw voor oninbare debiteuren terugvraagt.

Debiteur betaalt alsnog

Heeft u btw teruggevraagd van een factuur die niet betaald is en wordt deze alsnog betaald? Dan moet u de btw die u eerder terugvroeg op dat moment weer via uw btw-aangifte afdragen (bij vraag 1a en 1b).

Voorbeeld
Uw debiteur betaalt uw factuur van € 12.100 alsnog op 8 oktober 2024. In uw btw-aangifte 4e kwartaal 2024 draagt u daarom de € 2.100 weer af aan de Belastingdienst. Doet u per maand btw-aangifte, dan draagt u in uw btw-aangifte oktober 2024 de € 2.100 weer af aan de Belastingdienst.

Tip! Boek de btw die u terugvraagt nadat een jaar verstreken is na het aflopen van de betaaltermijn op een aparte grootboekrekening. Op die manier kunt u deze btw beter volgen als later de debiteur alsnog betaalt.

Gedeeltelijke betaling

De regels over het terugvragen en weer afdragen van de btw werken bij gedeeltelijke betaling van de factuur op dezelfde wijze, maar dan pro rata.

Voorbeeld
Op 4 mei 2024 heeft uw debiteur € 4.840 betaald op uw factuur van € 12.100. Dit betekent dat van de gehele factuur nog 60% openstaat. In uw btw-aangifte 2e kwartaal 2024 (of mei 2024 als u maandaangifte doet) vraagt u daarom niet de gehele btw terug, maar 60% van de afgedragen btw, in casu € 1.260. Op 8 oktober 2024 betaalt de debiteur nog een keer € 4.840. Van de teruggevraagde € 1.260 draagt u in uw btw-aangifte 4e kwartaal 2024 (of oktober 2024 als u maandaangifte doet) daarom € 840 weer af.

Afspraken met debiteur

Maakt u afspraken met uw debiteur waarbij u bijvoorbeeld de vordering die u heeft omzet in een lening aan de debiteur? Houd er dan rekening mee dat dit gezien kan worden als een betaling van de factuur door de debiteur. U kunt de btw dan niet terugvragen bij de Belastingdienst en moet al eerder teruggevraagde btw aan de Belastingdienst terugbetalen. 

Let op! Dit is ook zo als later blijkt dat de debiteur de lening niet geheel afbetaalt. U kunt dan niet alsnog de btw terugvragen, omdat door de omzetting in een lening de factuur geacht wordt te zijn betaald.

Crediteurenakkoord

Sluit u een crediteurenakkoord of een schuldeisersakkoord, dan geeft u uw vordering (deels) prijs. In een crediteurenakkoord of schuldeisersakkoord wordt namelijk doorgaans afgesproken dat afgezien wordt van de in het akkoord genoemde vorderingen. Dit heeft tot gevolg dat er juridisch geen sprake meer is van een vordering op uw debiteur. De btw op de onbetaalde, door u prijsgegeven factuur, kunt u dan ook niet meer terugvragen.

Let op! Vroeg u de btw al terug omdat één jaar verstreken was na het opeisbaar worden van de factuur? Dan moet u deze btw weer terugbetalen als u een crediteurenakkoord sluit waarin u de vordering (deels) prijsgeeft.

Geen creditfactuur!

Het is niet toegestaan om een interne creditfactuur op te maken om daarmee te proberen de btw alsnog terug te krijgen van de Belastingdienst. De Belastingdienst accepteert dit niet en behandelt dit als fraude! Zorg daarom dat u op de juiste wijze, op tijd de btw terugvraagt. Op die manier is het ook niet nodig om een interne creditfactuur op te maken.

Gewicht mede bepalend

Hoeveel motorrijtuigenbelasting, mrb, u moet betalen, is onder andere afhankelijk van het gewicht van uw auto. Hoe zwaarder de auto, hoe hoger de verschuldigde belasting.

Schorsing

Als u uw auto langere tijd niet gebruikt, kunt u het kenteken laten schorsen. U hoeft dan tijdens de schorsingsperiode geen mrb te betalen. U mag de auto dan ook niet op de openbare weg gebruiken.

Boete

Gebruikt u uw auto toch bij schorsing, dan kunt u een naheffing met boete krijgen als dit wordt geconstateerd. De boete is gekoppeld aan het bedrag van de naheffing. Tot voor kort was de boete even hoog als de naheffing, maar sinds 1 juli 2023 is de boete in beginsel verlaagd tot 50% van de nageheven belasting.

Boete door vergissing

Er speelde een zaak voor de rechter waarbij een automobilist een geschorste auto per abuis toch op de openbare weg had gebruikt. De man gaf aan als hobby meerdere auto’s te bezitten. Van een deel van die auto’s was het kenteken geschorst. Wanneer hij een dergelijke auto toch wilde gebruiken, werd de schorsing weer opgeheven. Hierbij had de man zich kennelijk vergist, zo gaf hij aan.

Hogere boete terecht?

De rechter gaf aan dat volgens de wet de boete gekoppeld is aan de te betalen belasting en daardoor onder andere gekoppeld is aan het gewicht van de auto. Zwaardere auto’s krijgen dus automatisch een hogere boete. De rechtbank was van mening dat dit niet terecht is omdat het verzuim en verwijt vergelijkbaar zijn. In deze zaak was er sprake van een relatief zware auto. De rechtbank matigde de boete tot 25%.