Doel

De verplichting staat bekend onder de naam ‘Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit”, afgekort WPM. Het doel van de verplichte rapportage is inzicht verkrijgen in de CO2-uitstoot inzake de mobiliteit van werknemers. Op termijn zullen de gegevens worden gebruikt om hieraan een maximum te kunnen stellen waaraan verplicht moet worden voldaan.

Ingangsdatum uitgesteld

De verplichte melding zou oorspronkelijk ingaan op 1 januari van dit jaar, maar is verplaatst naar 1 juli om zodoende meer voorbereidingstijd te bieden. De gegevens over 2024 moeten uiterlijk 30 juni 2025 zijn ingestuurd. Indienen moet digitaal gebeuren via de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (rvo.nl) met behulp van eHerkenning niveau 2+.

Aantal werknemers

De verplichting geldt overigens alleen voor werkgevers die minstens 100 werknemers in dienst hebben met een werkweek van minimaal 20 uur. Het gaat om het totaal aan werknemers dat in alle vestigingen van het bedrijf werkzaam is. Uitzendkrachten en ingehuurde gedetacheerden tellen niet mee.

Aanvullende info

Op de site van de RVO treft u aanvullende informatie aan over welke gegevens u dient aan te leveren en hoe dit moet gebeuren. Daar vindt u ook een handreiking van RVO. Zo dient u onder meer onderscheid te maken in de soort vervoer en de brandstof die uw werknemers voor het reizen hebben gebruikt. Op basis van de gemelde gegevens wordt de CO2-uitstoot van uw organisatie gemeten en aan u gerapporteerd. Ook krijgt u verwijzingen naar informatie over (verdere) verduurzaming.

Verblijfkosten

De verblijfkosten van chauffeurs in het beroepsgoederenvervoer betreffen onder meer de kosten van maaltijden, overige consumpties en sanitaire voorzieningen. In de cao is voor de hiervoor genoemde kosten in artikel 40 een vaste netto vergoeding afgesproken, die onder meer afhankelijk is van het aantal dagen en de tijdstippen dat een chauffeur onderweg is.

Let op! Deze netto vergoeding ziet niet op andere kosten, zoals die van overnachting en van de telefoon.

Belastingvrij

Volgens een afspraak met de Belastingdienst is de vaste netto vergoeding gericht vrijgesteld en kan daarmee belastingvrij. Dit betekent dat een werkgever niet zelf hoeft te onderzoeken of de vergoeding overeen komt met de werkelijk door de chauffeur gemaakte kosten. Een dergelijk onderzoek is normaal gesproken bij een vaste kostenvergoeding wel vereist.

Ook voor werkgever zonder cao?

De Belastingdienst is ingegaan op de vraag of de afspraak ook kan gelden voor werkgevers die niet onder de betreffende cao vallen. Dit blijkt niet zonder meer het geval te zijn. Een werkgever die de vaste netto kostenvergoeding ook gericht vrijgesteld aan zijn chauffeurs wil verstrekken, moet voldoen aan het volgende.

Het moet gaan om chauffeurs die vervoer verrichten dat geen personenvervoer is. Daarnaast moeten deze chauffeurs vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als de chauffeurs waarop de cao betrekking heeft. Ook dient de werkgever dezelfde voorwaarden en vergoedingen te hanteren die gelden in de cao Beroepsgoederenvervoer.

Let op: Wordt niet aan bovenstaande voorwaarden voldaan, dan kan een werkgever met zijn eigen inspecteur afspraken maken als hij een vaste kostenvergoeding wil geven.

Aftrek zorgkosten

Zorgkosten zijn onder voorwaarden aftrekbaar. Welk bedrag u kunt aftrekken, is onder meer afhankelijk van uw inkomen. Hoe hoger uw inkomen, hoe minder aftrek. Ook de kosten van een dieet op voorschrift van een arts, kunnen via een forfaitair bedrag aftrekbaar zijn. De werkelijke kosten zijn dus niet bepalend voor de aftrek.

Wat bij overlap?

Dieettyperingen zijn soms deels overlappend. Zo kan een dieet energieverrijkt zijn in combinatie met eiwitverrijkt, maar bijvoorbeeld ook energieverrijkt in combinatie met eiwitverrijkt en lactosebeperkt of lactosevrij etcetera. De vraag is welk bedrag dan aftrekbaar is?

Standpunt Belastingdienst

Om duidelijkheid te scheppen heeft de Belastingdienst hierover een standpunt ingenomen dat gebaseerd is op de wettelijke bepalingen terzake. Op grond van die wettelijke bepalingen kunt u in principe alleen het hoogste bedrag van de voor de van toepassing zijnde ziektebeelden en aandoeningen geldende bedragen bij die dieettypering in aanmerking nemen. 

Toelichting

Uit die toelichting volgt dat wanneer eenzelfde dieet bij meerdere ziektes voorkomt, toch slechts één keer aftrek mogelijk is. Moeten echter bij dezelfde ziekte meerdere diëten worden gevolgd, dan zijn toch de kosten van alle diëten aftrekbaar. Zijn diëten echter deels overlappend, dan geldt dat alleen het hoogste bedrag aftrekbaar is als zorgkosten.

Doeltreffend en doelmatig

Het onderzoek is in opdracht van het Ministerie van Financiën verricht. De onderzoekers komen tot de conclusie dat de onbelaste reiskostenvergoeding van €0,23/km doeltreffend en waarschijnlijk doelmatig is.

Alternatieven

In de reactie wordt ingegaan op een aantal aspecten van de vergoeding. Zo wordt ingegaan op het doel van de regeling en op het gebruik ervan. Ook wordt in het onderzoek aandacht besteed aan enkele alternatieven, zoals het verhogen of verlagen van het bedrag van de belastingvrije vergoeding.

Variabele autokosten

Opmerkelijk is dat de regeling als doelmatig wordt aangemerkt omdat de onbelaste reiskostenvergoeding de variabele autokosten van een middenklasse auto veelal dekt. Het feit dat werknemers ook met vaste autokosten te maken krijgen en hiervoor geen belastingvrije vergoeding kunnen ontvangen, wordt afgedaan met een verwijzing naar keuzes uit het verleden.

Aanbevelingen

In de reactie wordt ook ingegaan op de aanbevelingen van het rapport, maar dit leidt tot weinig nieuws. Zo wordt aanbevolen te voorkomen dat een vergoeding voor zakelijke kosten belast wordt als loon. De staatssecretaris neemt deze over, evenals de aanbeveling de regeling periodiek te evalueren. Ook wordt bezien of de communicatie inzake de samenloop van de onbelaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding geïntensiveerd kan worden. Deze samenloop blijkt in de praktijk ingewikkeld te worden gevonden. De staatssecretaris onderschrijft ook de wens om het inzicht te vergroten inzake het gedrag van werkgevers voor wat betreft wijzigingen van de vergoeding.

Vrije ruimte

Met toepassing van de werkkostenregeling (WKR) kunt u vergoedingen aan uw werknemers, onder voorwaarden, onbelast uitbetalen. U moet deze vergoedingen dan wel aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Als u in een jaar niet meer dan de vrije ruimte aanwijst als eindheffingsloon, betalen zowel u als uw werknemers geen belasting. Alleen als u over de vrije ruimte heen schiet, moet u 80% eindheffing afdragen.

Let op! De vrije ruimte in de WKR bedraagt in 2024, 1,92% van uw loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen die u kunt aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat u vergoedingen niet als eindheffingsloon kunt aanwijzen als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Niet alleen de vergoeding zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat uw werknemer deze belastingvrij van u krijgt en dat u de belasting via de eindheffing voor uw rekening neemt.

Discussie met de Belastingdienst

Over de gebruikelijkheidstoets kan discussie met de Belastingdienst ontstaan. Dit ondervond ook een werkgever die aan werknemers en ex-werknemers een financiële compensatie betaald na wijziging van het pensioenstelsel. De compensatie liep uiteen van € 500 tot bijna € 190.000 per werknemer en bedroeg gemiddeld per werknemer ruim € 26.000. De werkgever wilde de compensatie aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte, maar de Belastingdienst vond dit niet gebruikelijk en ging niet akkoord.

De werkgever wees vervolgens tot een bedrag van € 2.400 per werknemer aan in de vrije ruimte en verloonde het restant voor elke werknemer individueel als loon onder inhouding van loonheffing. Het bedrag van € 2.400 was niet toevallig gekozen. Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst namelijk in ieder geval als gebruikelijk beschouwd.

Aanwijzen in bezwaar of beroep is te laat

De werkgever ging vervolgens in bezwaar en daarna in beroep bij de rechter. De werkgever wilde namelijk alsnog het gehele bedrag van de compensatie aanwijzen in de vrije ruimte, dus ook het bedrag boven € 2.400.

De Hoge Raad oordeelde dat aanwijzing in de vrije ruimte echter niet meer mogelijk was. Dit had de werkgever moeten doen vóór het moment dat het loon genoten werd (in casu vóór het moment van uitbetalen). Nu de werkgever op dat moment alleen tot een bedrag van € 2.400 had aangewezen in de vrije ruimte, kon de werkgever dat niet meer in bezwaar of beroep herstellen.

Hoe dan wel handelen?

De Hoge Raad gaf nog wel aanwijzingen hoe een werkgever in een vergelijkbare situatie had kunnen handelen. Het is namelijk mogelijk om een vergoeding als eindheffingsloon in de vrije ruimte aan te wijzen én tegelijkertijd loonbelasting in te houden. Wilt u een discussie met de Belastingdienst over het al dan niet kunnen aanwijzen in de vrije ruimte aan de rechter voorleggen? Dan moet u de vergoeding dus in ieder geval aanwijzen in de vrije ruimte. Om naheffingen met belastingrente en eventueel boete te voorkomen, is het verstandig om tegelijkertijd dan ook al loonbelasting in te houden en af te dragen.